Разработка СОП
Стандартных операционных процедур

Перечислить преимущества стандартных операционных процедур легко, но нет однозначного ответа на вопрос, как написать стандартную операционную процедуру. Но эту проблему можно решить, приняв разумный подход к проектированию и разработке СОП. Мы следуем запланированным и проверенным методологиям при разработке и предоставлении наших услуг и решений в области СОП. Ниже приводится краткое описание нашей методологии разработки СОП (Как разработать стандартные операционные процедуры):

Определение приоритет процесса
Предприятие может захотеть упорядочить процесс начисления заработной платы и перевести его в сферу действия СОПов. Сначала мы определяем цели и приоритеты процесса. Это могут быть методы расчета заработной платы и поощрений, сроки выплат, роль HR-руководителей, утверждающий орган, средство платежа, вычеты, предусмотренные законодательством, и другие нормативные требования, координация с другими отделами и т. д. Все эти приоритеты варьируются от бизнеса к бизнесу. Но установление этих спецификаций и требований очень важно. Оно оказывает сильное влияние на поток и содержание СОПов.

Составление карты существующих процессов и практик
На втором этапе мы составляем карту того, как организация в настоящее время осуществляет целевой процесс. Здесь мы рассматриваем, как деятельность осуществляется на практике. Это может быть утомительной задачей, связанной с объемом данных и информации, полученных в результате наблюдений и опросов различных участников процесса. Ресурсы, собранные на этом этапе, очень важны для следующего.

Анализ пробелов
Зная требования к процессу и существующие методы работы, становится возможным выявить любые разрывы или отклонения между ними. Поиск этих отклонений до конкретных деталей - наша цель на данном этапе. Например, часто в своде правил говорится, что менеджер по персоналу должен утверждать ведомости на выплату заработной платы до того, как документы будут отправлены в финансовый отдел для выплаты заработной платы в соответствии с установленными процедурами. Но на практике мы видим, что и HR-, и финансовый отделы не строго следуют этому правилу. Возможно, до сих пор такие отклонения не имели негативных последствий. Но подобные пробелы делают бизнес уязвимым к сбоям в процессах.

Разработка СОП
На основе всей информации, полученной из различных источников на предыдущих этапах, наши специалисты приступают к разработке/переработке правильных СОПов. При разработке новых СОПов наша команда учитывает последствия новых процедур и добавленных элементов для всего предприятия. Это помогает нам создать сеть СОПов, которая способствует надежной координации между отделами и владельцами процессов. Новые СОПы разрабатываются с учетом новых требований.

Валидация
Несмотря на тщательность и осторожность, проявленные при разработке СОПов, они все равно могут не достичь цели, когда будут применены на практике. Валидация помогает внести необходимые коррективы, чтобы СОПы давали точные результаты. Мы тестируем новые СОПы в небольших масштабах и постепенно охватываем все больше областей.

Анализ пробелов
Зная требования к процессу и существующие методы работы, становится возможным выявить любые разрывы или отклонения между ними. Поиск этих отклонений до конкретных деталей - наша цель на данном этапе. Например, часто в своде правил говорится, что менеджер по персоналу должен утверждать ведомости на выплату заработной платы до того, как документы будут отправлены в финансовый отдел для выплаты заработной платы в соответствии с установленными процедурами. Но на практике мы видим, что и HR-, и финансовый отделы не строго следуют этому правилу. Возможно, до сих пор такие отклонения не имели негативных последствий. Но подобные пробелы делают бизнес уязвимым к сбоям в процессах.

Обучение
Мы понимаем, что рутинные действия, выполняемые сотрудниками, могут казаться им чуждыми в рамках СОПов. Такая непривычность снижает продуктивность сотрудников и замедляет бизнес-операции. Иногда изменениям также сопротивляются по разным уважительным и неуважительным причинам. Соответствующее обучение и тренинги становятся еще более важными при внедрении цифровых и автоматизированных решений. Наша цель в обучении - сделать так, чтобы сотрудники освоили новые СОПы и чувствовали себя комфортно. При обучении мы ставим на первое место человеческий аспект, а затем технические аспекты работы.

Механизм создания и корректировки
Бизнес-процессы и операции всегда подвержены внутренним и внешним изменениям. Какими бы значительными или незначительными ни были эти изменения, они требуют периодической оценки методов работы бизнеса. Это имеет прямое отношение к СОПам. Например, если компания вносит изменения в свою политику отпусков, ей также придется изменить соответствующие СОПы, чтобы учесть эти изменения. Или если меняются какие-либо нормативные требования, внутренние процедуры также должны быть соответствующим образом изменены. Мы гарантируем, что такой механизм существует в рамках SOP.